En mi tiempo como desarrollador de Adone, área de Scipion dedicada a la tecnología, he visto un tipo de cliente que se repite y al que le tengo respeto: Las empresas que recién inician su proceso de automatización.
Este es el caso de una empresa comercializadora de productos médicos importados . La llamaré “MedPro”. Durante años, se esforzaron por crecer en un mercado competitivo y complejo. Sus empleados trabajaban intensamente, pero se enfrentaban a desafíos diarios en la gestión de compras internacionales y toda la documentación asociada, además del seguimiento de pedidos, facturación y más. Tenían cientos de planillas Excel, cada una con muchas versiones.
MedTech Solutions se encontraba en un punto crítico. Los pedidos se acumulaban, los clientes se quejaban por atrasos y el equipo estaba muy agotado. Fue entonces cuando conocieron a Adone, plataforma de gestión empresarial altamente flexible y personalizable. Decidieron apostar por Adone y nuestro equipo, con la esperanza de que pudiera facilitarles la vida. Ese fue su requerimiento principal. Literal.
MedTech sin duda necesitaba digitalizar y automatizar sus procesos. En ellos identificamos varias características que son transversales entre empresas que necesitan dar el paso a la automatización:
- Mayor volumen de datos: MedPro sumaba nuevos productos, clientes y ventas cada día. La gestión de datos era cada vez más difícil y lenta de procesar manualmente.
- En crecimiento con cambios en sus procesos de negocio: MedPro se había especializado en atender a personas naturales, pero el crecimiento mayor vino cuando atendió a instituciones. Esto aumentó la complejidad y cantidad de procesos.
- Necesidad de reducir costos: MedPro estaba creciendo, pero sus utilidades lo hacían a un ritmo menor. Necesitaba ser financieramente más eficientes en sus procesos.
Con la implementación de Adone, la empresa experimentó una transformación total. Los procesos manuales tediosos se automatizaron, desde la captura de oportunidades y el seguimiento de pedidos hasta la gestión documental y de inventario. Ahorraron tiempo y dinero por la reducción de tareas administrativas y de errores -apoyados por un sistema de alarmas y de flujos de aprobación- además de ahorros por concepto de softwares de una sola tarea. Se integraron con el SII para facturación electrónica y con los bancos para, automáticamente, obtener las cartolas y realizar la conciliación. La facturación se volvió más precisa y oportuna, lo que mejoró el flujo de efectivo. También se integraron con el operador logístico brindando un mejor servicio al cliente. Además al tener todo integrado, la gerencia podía obtener información valiosa en tiempo real.
En conclusión, dentro de los beneficios de automatizar procesos están:
- Eficiencia mejorada: La automatización elimina las tareas manuales, reduciendo los errores y acelerando los procesos, lo que conduce a una mayor eficiencia operativa.
- Mejor servicio al cliente: Al optimizar los procesos internos, se brinda un mejor servicio al cliente, con entregas más rápidas, pedidos precisos y respuestas ágiles a sus consultas.
- Toma de decisiones basada en datos: La automatización proporciona datos en tiempo real y análisis con precisión.
Si tu empresa está en la misma etapa que MedTech entonces es el momento de evaluar si los beneficios compensan el costo de la inversión. Probablemente si.