Por experiencia propia sé que se gasta mucho.
Hace unos días me reencontré en un café con Camila, una ex-compañera de labores. Trabajamos juntas en una multinacional familiar que facturaba más de 2 mil millones al año, tenía más de 4.000 empleados -30 ejecutivos en Chile- y sobre 100 años en el mercado. Una empresa madura. Recordamos que usábamos un ERP de renombre, de esos que cuestan una millonada, pero que, a la hora de los reportes, estaban muy al debe. Le conté que yo estaba en una empresa de tecnología en digitalización de procesos.
En esa época, Camila estaba en el área de Finanzas de la subsidiaria Chilena. Era responsable de los informes financieros y operacionales tanto para el equipo interno como para la casa matriz.
Entre sorbos de café y sobre una servilleta, fuimos anotando los pasos necesarios para hacer sus reportes y cuánto tiempo le tomaba: bajar la información de múltiples fuentes, hacer los ajustes necesarios porque la información del ERP no tenía la estructura que ellos necesitaban, pegar la información en el Excel de los reportes, chequear que las fórmulas estuvieran OK, actualizar los reportes y revisar que tuvieran sentido. Los datos necesarios eran muchísimos por lo que habitualmente escuchábamos:… “Uf! Se me cayó el Excel”. Recién ahí comenzaba lo que realmente agregaba valor: el análisis de la información para una mejor toma de decisiones. Finalmente enviaba estos reportes por correo a quienes correspondiera, siempre con el temor que le llegará una respuesta de vuelta indicando que había algún error. En total, eran 3 días dedicados 100% al “cierre”. No era raro que personas en ese cargo se aburrieran pronto. Por mi parte, yo gastaba unas 6 horas al mes en reportes para entender cómo les había ido a mis marcas al igual que otras personas con cargos similares al mio. Calculamos que en nuestra subsidiaria se utilizaban al menos 84 horas mensuales en reportes, unos 15 millones de pesos al año.
En Scipion tenemos una solución tecnológica llamada Adone, que abarca todos los procesos de una empresa, de manera integrada. Y que además puede generar reportes personalizados. Empresas de distinto tamaño, incluyendo nuestro antiguo empleador, pueden beneficiarse con Adone a nivel de reporting:
Optimizando tiempo
Ahorrando dinero
Creando reportes consistentes
Eliminando errores humanos
Generando reportes a tiempo
Evitando enviar reportes por correo
Reteniendo empleados reduciendo tareas rutinarias
Te recomiendo que calcules los costos de generar reportes en tu empresa. Y con ese número en mano, evalúes si te conviene automatizar o no. Probablemente llegarás a que solo por el concepto de reporting, ya vale la pena. Imagínate si le sumas todos los otros beneficios.