Este es un caso más de "lo que no se mide no se controla"... hasta que se hace urgente.
Raúl es gerente general de una empresa de productos perecibles, había vivido años de gloria con ganancias que lo tenían tranquilo. Hasta que la pandemia vino a cambiar de golpe esa realidad. Entonces se hizo urgente revisar la gestión del negocio, especialmente la de inventario.
En Marzo de 2020, Raúl se enfrentó a un problema de stock por productos vencidos, puesto que no tenían un método de control de inventario y no usaban FIFO. Aunque en la empresa sabían que tenían pérdidas por producto vencido no las cuantificaban. De hecho, no realizaban grandes gestiones con esas unidades más que apartarlas cuando descubrían que estaban vencidas comercialmente (6 meses antes de su fecha vencimiento real).
Por lo general se daban cuenta del problema cuando a bodega le llegaba una orden de despacho. Iban físicamente a buscar los productos y al validar su vigencia, se encontraban con que estaban vencidos. No solo era ineficiente, sino que también generaba conflictos con los clientes si es que no encontraban otro proveedor que los pudiese cubrir con esa venta.
Raúl me contactó para ayudarlo. El presupuesto era más bien acotado, no podía incluir grandes cambios tecnológicos y la solución debía implementarse con urgencia. Así fue como llegamos a una propuesta diseñada específicamente para su empresa:
- Disponer de un dashboard con los indicadores necesarios para el control de las existencias y sus vencimientos.
- Asignar responsabilidad respecto de los productos vencidos tanto a ventas como bodega.
- Indicar en las notas de venta los lotes con la fecha de vencimiento más reciente.
- Gestionar venta de productos con riesgo de vencimiento.
- Despachar considerando lote o partida, además de sus datos de vencimiento, información obtenida por el lector de barra.
Gestionando el inventario, se logró bajar el inventario vencido en un 90%.
Mi recomendación es no esperar momentos de crisis para enfrentar un problema. Solucionarlo antes, incluso antes de que sea un problema.
Si necesitas ayuda mejorando algún proceso empresarial o quieres descubrir oportunidades, me puedes contactar a carolina_lepe@corpopyme.cl.